Як правильно завіряти копії документів: зразок 2025

Правильне завірення копій документів гарантує їхню юридичну силу для подання до держустанов, судів, роботодавців чи банків. Кожен етап — від вибору копії до нанесення тексту завірення — має чіткі вимоги, ігнорування яких може призвести до відмови у прийомі документів.

Які копії документів можна завіряти самостійно

Самостійно можна завіряти копії більшості власних документів, якщо це дозволяє установа-одержувач. В окремих випадках (наприклад, для суду, нотаріальних дій, деяких державних органів) вимагається нотаріально посвідчена копія. Якщо не потрібна нотаріальна копія, можна завірити документ власноруч або через уповноважену особу підприємства чи організації.

• Для особистих потреб і більшості подач до органів влади достатньо власноручного завірення копії.
• Для юридичних осіб завірення здійснює керівник або інша уповноважена особа із зазначенням посади, підпису, печатки (за наявності).
• У разі вимоги нотаріального завірення звертайтеся до нотаріуса — самостійне завірення тоді не підходить.

Які документи обов’язково подавати в оригіналі

Деякі документи подаються тільки в оригіналі, або їхні копії приймають лише за умови обов’язкового пред’явлення оригіналу для звірки. Уточнюйте вимоги конкретного органу чи організації, куди подаєте копії.

• Паспорт громадянина та закордонний паспорт (копія приймається лише з пред’явленням оригіналу).
• Свідоцтва про народження, шлюб, зміну імені — копії приймаються разом з оригіналом.
• Документи про освіту, трудова книжка — типово вимагають оригінал для звірки при прийманні копії.
• Договірні, установчі, фінансові документи — часто потрібне нотаріальне завірення чи подання оригіналу.

Як зробити копію документа для завірення

Оберіть якісний спосіб копіювання, щоб усі написи, печатки й підписи були чітко видимі. Зверніть увагу, що копія повинна відтворювати повністю всі сторінки документа, що мають значення.

• Використовуйте сканер або копіювальний пристрій з роздільною здатністю не менше 300 dpi.
• Не допускайте обрізання печаток, підписів чи кутів документа на копії.
• Багатосторінкові документи копіюйте повністю — кожна сторінка має отримати власне завірення або бути прошнурована.
• Для копій у електронному вигляді дотримуйтеся формату PDF або JPEG з достатньою якістю, якщо це дозволено правилами прийому.

Який текст і формулювання використовувати для завірення копії

Текст завірення копії містить обов’язкові реквізити. Його розміщують у нижній частині копії або на окремому аркуші, якщо копія багатосторінкова.

Згідно із загальноприйнятими стандартами, текст має виглядати так:

«Згідно з оригіналом»
або
«Копія вірна».

• Далі зазначаються посада, ПІБ особи, яка завіряє копію, підпис, дата.
• Для юридичних осіб обов’язково додається назва організації та, за наявності, печатка.
• У разі завірення кількох сторінок — проставляють текст на кожній сторінці, або ж всі сторінки зшивають, пронумеровують, підписують на зшивці.

Де і як розміщувати текст завірення на копії

Текст завірення розміщують безпосередньо під основним змістом документа, у нижньому правому куті або на звороті копії. Не допускається розміщення тексту завірення на окремому аркуші (крім багатосторінкових копій).

• На односторінкових копіях — у нижньому правому куті під текстом.
• На багатосторінкових документах — на останній сторінці або на окремому аркуші після зшивання.
• У разі подання електронних копій із електронним підписом — текст завірення вказується у супровідному файлі або у вигляді накладеного підпису.

Підпис, ПІБ і дата в завіренні копії

Обов’язковими для завірення копії є підпис особи, яка завіряє, друковане зазначення її ПІБ, а також дата завірення. Це захищає від підроблення й забезпечує ідентифікацію відповідальної особи.

• Підпис ставиться після тексту завірення.
• ПІБ зазначається повністю, розбірливо друкованими літерами.
• Дата оформлюється у форматі «дд.мм.рррр».
• Для організацій — додається посада особи, яка завіряє копію.

Печатка: коли та як її ставити

Печатка обов’язкова для завірення копій документів юридичними особами. Для фізичних осіб-підприємців та громадян — печатка не потрібна, якщо це не окремо передбачено правилами прийому документа.

• Печатку ставлять так, щоб вона частково захоплювала текст завірення та копію документа.
• На зшитих копіях — печатка ставиться на зшивці, перекриваючи всі листки.
• У разі електронних копій — використовується електронна печатка або підпис за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису).

Як завіряти багатосторінкові копії документів

Для багатосторінкових копій діють додаткові правила, що гарантують цілісність і неможливість підміни сторінок. Кожна сторінка повинна бути пронумерована, а копії зшиті.

• Зшивають усі аркуші копії в один блок, кінці нитки зав’язують і заклеюють наклейкою (стікером).
• На наклейці зазначають кількість пронумерованих сторінок та текст «Зшито і пронумеровано … (цифрами і словами) аркушів».
• Підпис і печатку (для організацій) ставлять на наклейці, щоб частина була на папері, частина — на стікері.
• На останній сторінці або на окремому аркуші наводять загальний текст завірення.

Важливо: не допускається підклеювання чи додавання аркушів після завірення. У разі помилки або потреби додати сторінку потрібно виготовити нову копію знову.

Зразок тексту завірення копії документа

Нижче наведено типовий зразок завірення копії для різних випадків.

Випадок	Текст завірення
Фізична особа	«Згідно з оригіналом» Підпис: ___________ ПІБ (друкованими): Іваненко Іван Іванович Дата: 01.02.2025
Юридична особа	«Згідно з оригіналом» Директор ТОВ «Приклад» Підпис: ___________ ПІБ (друкованими): Петров Петро Петрович Печатка Дата: 01.02.2025
Багатосторінкова копія	«Згідно з оригіналом» Зшито і пронумеровано 5 (п’ять) аркушів Підпис, посада, ПІБ, печатка Дата

Для англомовних документів текст може звучати як «Certified true copy» або «True copy of the original».

Які помилки найчастіше допускають при завіренні копій документів

Найпоширеніші помилки при завіренні копій призводять до відмови у прийомі документів або визнання копії недійсною. Щоб уникнути зайвих ризиків, зверніть увагу на такі типові помилки:

• Відсутність обов’язкових реквізитів — підпису, дати, друкованого ПІБ особи, яка завіряє копію.
• Використання від руки написаного тексту без зазначення повної інформації про особу, яка завіряє.
• Ставлення печатки не на всіх аркушах багатосторінкової копії або так, що вона не перекриває шов зшивки.
• Пропуск сторінок при копіюванні, невірна нумерація аркушів або розбіжність між зазначеною і фактичною кількістю сторінок.
• Розміщення тексту завірення на окремому аркуші для односторінкової копії, що не дозволено правилами.
• Внесення змін до вже завіреної копії (дописування, підклеювання, виправлення), що автоматично робить копію недійсною.
• Використання неактуального формулювання або старих штампів із застарілими назвами установ чи посад.
• Відсутність електронного підпису при поданні електронної копії, якщо цього вимагає порядок подачі.

Завірення копій електронних документів

З огляду на цифровізацію документообігу, дедалі частіше виникає потреба завіряти копії в електронній формі. Для цього використовують кваліфікований електронний підпис (КЕП) та, за необхідності, електронну печатку організації.

• Електронна копія створюється шляхом сканування оригіналу у форматі PDF або іншому дозволеному форматі з якісною роздільною здатністю.
• Завірення здійснюється шляхом накладення КЕП відповідальної особи безпосередньо на файл або за допомогою спеціального сервісу електронного документообігу.
• У тексті документа вказується фраза «Згідно з оригіналом», ПІБ, посада, дата завірення.
• У разі потреби додається електронна печатка юридичної особи.
• Документ із КЕП має таку ж юридичну силу, як і паперова завірена копія.

Прийнятність електронної завіреної копії слід уточнювати у конкретного адресата — деякі організації досі вимагають паперовий варіант із «мокрою» печаткою та підписом.

Вимоги до мови завірення копії документа

Завірення копій на території України здійснюється державною мовою. Якщо документ подається до іноземних органів або містить іноземний текст, завірення оформлюється українською та, за потреби, дублюється мовою країни-одержувача.

• Текст завірення, посада, ПІБ та інші реквізити заповнюються українською мовою.
• Для подання за кордон перекладач або нотаріус може дублювати текст у двох мовних версіях.
• У разі завірення копій іноземних документів для використання в Україні може знадобитися офіційний переклад і завірення нотаріусом.

Чи обов’язково нотаріально завіряти копію документа

Не всі копії вимагають нотаріального завірення. Вимога нотаріального посвідчення встановлюється законом або правилами конкретної установи. У більшості випадків для подачі в держоргани, заклади освіти, банківські установи, роботодавцям достатньо власноручно завіреної копії або копії, завіреної організацією.

• Нотаріальне завірення обов’язкове для подачі документів до суду, реєстрації права власності, спадкових справ, окремих дій у державних органах.
• У разі подачі за кордон нотаріальне завірення часто потрібне разом із апостилем або консульською легалізацією.
• Для внутрішнього використання, наприклад, під час прийому на роботу чи вступу до ВНЗ, переважно достатньо самостійно завірених копій.

Що робити, якщо копія завірена з порушеннями

Якщо виявлено помилки або порушення правил завірення (відсутній підпис, неправильний текст, не поставлено печатку), така копія втрачає юридичну силу і не підлягає використанню. У разі відмови у прийомі копії необхідно виготовити нову копію згідно з чинними вимогами.

• Перевірте всі реквізити завірення до подачі документа.
• Виправлення, підклеювання або дописування після завірення не допускаються.
• У разі сумнівів щодо формулювання зверніться до відповідної установи за зразком або роз’ясненнями.

Особливості завірення копій для фізичних осіб-підприємців

ФОП завіряють копії документів за тим самим принципом, що й фізичні особи, але із зазначенням статусу підприємця та, за бажанням, із відбитком печатки (якщо вона зареєстрована).

• Текст завірення: «Згідно з оригіналом».
• Додається підпис, ПІБ та позначка «ФОП» (наприклад: «ФОП Іванов Іван Іванович»).
• Печатка — за наявності, якщо цього вимагає адресат.

Як правильно завіряти копії документів для подачі в суд

Для судових органів встановлено особливі вимоги до оформлення копій. Зазвичай необхідна нотаріальна копія, але в деяких цивільних процесах допускається завірення підписом сторони.

• На кожній сторінці копії проставляється текст «Згідно з оригіналом», підпис, ПІБ, дата.
• Документи зшиваються, пронумеровуються, кількість сторінок зазначається на зшивці.
• У разі вимоги нотаріального завірення всі копії готуються у нотаріуса — самостійне завірення не приймається.

Завжди уточнюйте правила оформлення копій у суді, оскільки вимоги можуть відрізнятися залежно від конкретної судової інстанції та процесу.

Чи можна завіряти копії кольорових документів

Кольорові копії часто є більш інформативними, особливо якщо оригінал містить кольорові печатки, голограми чи інші захисні елементи. Завірення кольорових копій можливе і навіть рекомендоване, якщо це не суперечить вимогам установи-одержувача.

• Зробіть кольорову копію, щоб зберегти всі захисні ознаки оригіналу.
• Завірення здійснюється так само, як і для чорно-білих копій.
• Уточнюйте у приймаючій стороні, чи приймаються кольорові копії (деякі органи вимагають лише чорно-білі варіанти).

Що робити, якщо копія містить декілька документів

У разі, якщо копія містить кілька різних документів (наприклад, додаток до диплому, сертифікати та інше), кожен документ копіюється окремо й завіряється окремо, або всі копії зшиваються разом із зазначенням кількості аркушів.

• Кожен документ має бути чітко відділений (навіть у межах одного файлу чи зшивки).
• Завіряючий текст і реквізити проставляються для кожного документа окремо або на зшивці всієї підшивки копій.
• У разі багатосторінкових документів — дотримуйтесь правил зшивання й нумерації сторінок.

Що робити при втраті завіреної копії

У разі втрати завіреної копії немає можливості її відновити — необхідно виготовити нову копію з оригіналу та заново пройти процедуру завірення. Зберігайте завірені копії окремо та у безпечному місці, особливо якщо вони потрібні для важливих юридичних чи фінансових дій.

• Завжди зберігайте оригінал документа — саме з нього виготовляються нові копії.
• У разі втрати оригіналу зверніться до органу, який видав документ, для отримання дублікату.